Archivage et destruction de documents : Fossoul vous accompagne !

Dans une entreprise, les documents s’accumulent rapidement. Factures, contrats, dossiers clients… Faut-il tout garder ? Combien de temps ? Et surtout, comment s’en débarrasser en toute sécurité lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ? Chez Fossoul, nous accompagnons les professionnels dans la gestion de leurs archives et la destruction de documents en toute conformité. Un service important pour gagner de la place, sécuriser vos données et rester en règle avec la législation belge.

Dans cet article, vous allez découvrir comment notre expertise en archivage et en destruction de documents sécurisée peut libérer de l'espace précieux dans vos bureaux tout en protégeant vos informations sensibles.

Pourquoi l’archivage est-il essentiel ?

Un bon archivage, c’est d’abord une question d’organisation, mais aussi de conformité. En Belgique, certaines obligations légales vous imposent de conserver des documents pendant plusieurs années.

Un archivage mal géré peut donc vite devenir un problème :

• Perte de documents importants : retrouver une facture ou un contrat en urgence peut s’avérer compliqué.
• Sanctions en cas de contrôle : ne pas respecter les délais de conservation peut entraîner des pénalités.
• Risque de vol de données : stocker des documents sensibles sans précaution peut être risqué.

Un archivage bien pensé permet d’une part de sécuriser vos informations, d’autre part de fluidifier votre organisation interne. En catégorisant correctement vos documents et en utilisant des solutions adaptées, vous réduisez le risque de perte et gagnez en efficacité au quotidien.

Chez Fossoul, nous vous proposons des solutions d’archivage adaptées, que ce soit pour conserver vos documents en toute sécurité ou pour les détruire lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Quels documents devez-vous conserver et combien de temps ?

En Belgique la durée de conservation des documents varie selon leur nature :

• Documents comptables (factures, bilans, etc.) : minimum 7 ans.
• Documents fiscaux (TVA, déclarations d’impôts, etc.) : 10 ans.
• Documents sociaux (contrats de travail, fiches de paie, etc.) : de 5 à 10 ans selon les cas.
• Documents liés aux biens immobiliers : jusqu’à 15 ans.

Ces délais peuvent sembler longs, mais ils sont indispensables en cas de contrôle ou de litige. Une gestion rigoureuse de vos archives vous permet ainsi d’être toujours en conformité avec la loi et d’éviter des complications inutiles.

Toutefois, ne laissez pas vos archives s’entasser inutilement ! Une fois ces délais écoulés, il est essentiel de détruire les documents en respectant les règles de confidentialité.

Archivage papier ou numérique : que choisir ?

Vous hésitez entre conserver vos documents en version papier ou opter pour une solution numérique ? Chaque méthode a ses avantages :

• Archivage papier : traditionnel et simple, mais nécessite de l’espace et des conditions de stockage sécurisées.
• Archivage numérique : plus pratique et rapide d’accès, à condition de garantir la sécurité des fichiers.

De plus en plus d’entreprises optent pour une solution hybride : elles conservent leurs documents sensibles en version papier tout en numérisant ceux dont elles ont besoin pour un accès plus rapide. Cela permet de gagner en efficacité tout en assurant une sécurité optimale.

Chez Fossoul, nous vous aidons à organiser vos archives de façon efficace et conforme aux réglementations en vigueur. Nous proposons aussi des solutions de stockage sécurisées pour protéger vos documents sensibles.

La destruction de documents : une étape à ne pas négliger

Une fois les délais légaux passés, la destruction des documents est une nécessité. Mais attention, il ne suffit pas de les jeter à la poubelle ! Une mauvaise destruction peut exposer votre entreprise à de sérieux risques :

• Fuite de données : un document mal détruit peut être récupéré et exploité.
• Non-respect du RGPD : certaines informations doivent être effacées de manière irréversible.
• Sanctions en cas de contrôle : la destruction inadaptée de documents sensibles peut être sanctionnée.

En effet, légalement, les entreprises ont l’obligation de garantir que leurs documents confidentiels ne puissent pas être récupérés après destruction. Une simple déchirure ou un passage dans une poubelle classique ne suffit pas.

Fossoul, votre partenaire pour la destruction de documents sécurisée

Nous proposons un service de destruction professionnelle et 100 % sécurisé :

• Destruction complète et irréversible de vos documents.
• Certificat de destruction attestant de la conformité du processus.
• Prise en charge de gros volumes d’archives pour vous libérer de l’espace.

A cette fin, nous utilisons des techniques de destruction conformes aux normes en vigueur, comme le broyage ou l’incinération, garantissant que les informations confidentielles ne puissent être reconstituées.

Nos équipes s’occupent de tout : nous venons récupérer vos archives, nous les détruisons de manière totalement sécurisée et nous vous remettons un certificat de destruction.

Un moyen simple et efficace de garantir la sécurité de vos données et de libérer de l’espace dans vos locaux.

Comment Fossoul facilite la gestion de vos archives et documents ?

Notre objectif est de vous simplifier la vie et de vous permettre de vous concentrer sur votre activité, sans vous soucier de la gestion de vos archives. Pour cela, nos services incluent :

• Un accompagnement sur mesure : nous analysons vos besoins et vous conseillons sur la meilleure méthode d’archivage et de destruction.
• Une solution clé en main : de la collecte des documents à leur destruction, nous nous chargeons de tout.
• Une conformité garantie : en respectant toutes les obligations légales et en vous fournissant les attestations nécessaires.

En collaborant avec Fossoul, vous avez l’assurance d’une gestion documentaire efficace, conforme et sécurisée.

Confiez la gestion de vos documents à Fossoul pour plus de sérénité

L’archivage et la destruction de documents sont des étapes essentielles pour garantir la sécurité de vos informations et respecter vos obligations légales. Une gestion rigoureuse permet à la fois de gagner en efficacité et d’éviter les risques liés aux pertes de documents, aux sanctions ou aux fuites de données.

Chez Fossoul, nous vous accompagnons à chaque étape, de l’archivage structuré de vos dossiers à leur destruction sécurisée lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Avec notre expertise et nos solutions conformes aux réglementations en vigueur, vous bénéficiez d’un service fiable, clé en main, pour une gestion documentaire sans stress.