Archivage documents entreprise

    Archivage de documents d’entreprise : choisissez la sécurité

    L’archivage de documents d’entreprise ne doit pas être pris à la légère. Certains documents contiennent des informations confidentielles ou doivent être conservés en l’état pendant de nombreuses années. C’est pourquoi il est important de viser la sécurité. En choisissant un service d’archivage de documents d’entreprise professionnel tel que Fossoul Gestarchives, vous avez la garantie que vos papiers seront stockés dans des conditions de conservation idéales, à l’abri des regards indiscrets. En effet, nous avons établi nos nouveaux locaux pour l’archivage de documents d’entreprise à Grâce-Hollogne. Cet endroit est sécurisé. Nous avons installé un ensemble de détecteurs contre les intrusions, les incendies, l’humidité … afin de conserver précieusement vos documents.

    En parallèle, le service de destruction d’archives vous permet de vous débarrasser de vos documents obsolètes en toute sécurité.

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    Sommaire :

    Quelle sécurité apporte Fossoul pour son service d’archivage de documents d’entreprise ?

    La sécurité est sans doute la qualité numéro un que doit posséder un service d’archivage de documents d’entreprise. Nous parlons ici de la sécurité sous diverses formes :

    • sécurité physique des documents ;
    • garantie d’anonymat ;
    • gestion intransigeante de la confidentialité.

    Fossoul, en tant qu’expert du déménagement, mais aussi de l’archivage de documents d’entreprise, a été attentif à tous ces points. Nos locaux de Grâce-Hollogne sont récents et très modernes. Ils sont équipés de nombreux systèmes de sécurité, mettant l’archivage de vos documents d’entreprise à l’abri :

    • des vols ;
    • des incendies ;
    • de l’humidité…

    Pour l’anonymat et la confidentialité, nous avons mis en place des procédures claires qui permettent :

    • que personne (sauf vous et nous !) ne puisse savoir à qui sont les archives entreposées ;
    • que seules les personnes habilitées puissent consulter les archives.

    Vous pouvez également, pour une même société, déterminer plusieurs personnes autorisées à consulter les archives, en spécifiant qui a le droit de consulter quoi. Cependant, la bonne gestion des archives d’un professionnel inclut aussi la destruction en bonne et due forme des documents qui doivent ou peuvent l’être. Nous avons la même exigence de sécurité pour la conservation et pour la destruction d’archives. Une fois le travail terminé, nous vous remettrons un certificat de destruction, garantissant que :

    • personne n’aura eu accès à vos documents durant leur destruction ;
    • personne ne pourra les reconstituer, pas même partiellement.

    Pourquoi faire appel à un service d’archivage de documents d’entreprise ?

    Plusieurs raisons peuvent vous amener à faire appel à un service d’archivage de documents d’entreprise. Il peut s’agir :

    • d’un déménagement pour des locaux plus petits, ne permettant pas de stocker vos archives ;
    • d’un volume d’archives devenu, au fil des ans, trop grand pour rester dans vos locaux ;
    • d’un agrandissement de votre société ou de votre équipe, nécessitant de libérer de la place ;
    • d’un changement de locaux pour un endroit plus fréquenté, ne garantissant pas la sécurité de vos documents ;
    • d’un besoin de diminuer votre charge mentale en confiant à des professionnels cette tâche importante qu’est l’archivage de vos documents d’entreprise ;
    • d’une mauvaise expérience, telle qu’une inondation ou un conflit avec un collaborateur, qui vous a fait prendre conscience de l’importance de conserver vos archives à l’abri…

    En plus de l’archivage de documents d’entreprise, Fossoul est également :

    • un spécialiste des déménagements, y compris pour les entreprises ;
    • une société proposant un large choix de garde-meubles.

    Vous pouvez bénéficier de notre expertise à n’importe quel moment simplement parce que vous en avez besoin. Mais vous pouvez aussi tout à fait saisir l’occasion d’un déménagement ou d’un réagencement de vos locaux pour faire le tri dans votre mobilier et dans vos archives. Vous prendrez ainsi un nouveau départ avec des locaux dégagés, des archives et des meubles en sécurité et un esprit plus clair !

    Archivage de documents d’entreprise : pour combien de temps ?

    De nombreux documents doivent être gardés pendant 10 ans. C’est le cas notamment de la plupart des factures et documents comptables (mais pas tous, attention !). Pour d’autres, le délai peut être de 3 ans, de 5 ans ou de… 30 ans. Il est impossible de donner un seul délai de conservation. C’est un des avantages à faire appel à un service d’archivage de documents d’entreprise comme Fossoul : vous pourrez être guidé par des experts. Si vous décidez de vous en charger vous-même, soyez très vigilant quant aux délais ! La durée minimale n’est pas la même d’un site à l’autre et il existe des exceptions. Ainsi par exemple, la durée de conservation d’une facture d’investissement n’est pas la même que celle d’une facture « classique ». Une fois le délai imposé terminé, vous pourrez nous confier la destruction de vos archives. Ainsi, vous serez assuré que la confidentialité sera respectée du début à la fin de la vie de vos documents.

    Quels sont les autres services de Fossoul, outre l’archivage de documents d’entreprise ?

    Nous avons déjà cité plus haut notre activité principale : le déménagement, ainsi que notre offre de garde-meuble. Pour les professionnels des travaux et travaux publics essentiellement, nous avons aussi une flotte de véhicules de transport. Par ailleurs, nous proposons un service plus en lien avec l’archivage de documents d’entreprise : celui de la gestion du mobilier. Ce service est intéressant pour les sociétés qui ont un mobilier conséquent et qui aimeraient le gérer efficacement. Grâce à un inventaire informatique, il vous sera facile de savoir quels meubles sont où, lesquels sont disponibles, lesquels sont utilisés et lesquels sont en garde-meuble… Par conséquent, la prise de décision éclairée sera grandement facilitée ! Si vous trouvez ces offres intéressantes, mais que vous hésitez encore, sachez que vous pouvez nous demander un devis gratuit à tout moment. Il vous suffit de remplir le formulaire sur le site, ou bien de nous contacter par mail ou téléphone. Quand on hésite sur la pertinence d’un service, que ce soit l’archivage de documents d’entreprise ou un autre, le mieux est de commencer par se renseigner.

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